Was du über die qualifizierte elektronische Signatur wissen musst

Die Digitalisierung schreitet in allen Lebensbereichen voran, und so auch im Bereich wichtiger Dokumente. Ob Verträge, Vollmachten oder Vorsorgedokumente, viele dieser Unterlagen können mittlerweile digital erstellt und rechtssicher signiert werden. Ein zentraler Baustein hierbei ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES). In diesem Beitrag erfährst du, was genau hinter der QES steckt, wofür sie benötigt wird und wie sie in Deutschland rechtlich geregelt ist.

Was ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES)?

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Form der elektronischen Signatur und rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Im Gegensatz zu einfacheren elektronischen Signaturen basiert die QES auf einem Zertifikat, das von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle ausgestellt wird. Diese Zertifikate garantieren, dass die Identität des Unterzeichnenden eindeutig verifiziert wurde und die Signatur nicht nachträglich verändert werden kann. In Deutschland und der EU wird die QES durch die eIDAS-Verordnung (Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste) geregelt.

Wozu braucht man die qualifizierte elektronische Signatur?

Die QES wird für Dokumente benötigt, die eine hohe Rechtsverbindlichkeit erfordern, also in Fällen, in denen eine handschriftliche Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben ist. Beispiele hierfür sind:

• Vorsorgedokumente
• Verträge, wie Miet- oder Kaufverträge

Die qualifizierte Signatur gibt den Unterlagen die gleiche rechtliche Verbindlichkeit wie eine manuelle Unterschrift und ermöglicht so eine sichere und effiziente Abwicklung von rechtsgültigen Prozessen über das Internet.

Wie rechtssicher sind die Dokumente durch die qualifizierte Signatur?

Dokumente, die mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen sind, bieten höchste Rechtssicherheit. Dank der strengen Identitätsprüfung und der kryptografischen Verschlüsselung ist sichergestellt, dass das Dokument nicht manipuliert oder gefälscht werden kann. Dies macht die QES besonders vertrauenswürdig und gewährleistet, dass du deine Vorsorgedokumente oder andere wichtige Unterlagen vollkommen rechtssicher online abschließen kannst.

Darüber hinaus ist die qualifizierte elektronische Signatur in Deutschland und der gesamten EU gesetzlich anerkannt und bietet dir somit die gleiche Verbindlichkeit wie eine handschriftliche Unterschrift auf Papier.

Wie funktioniert der Prozess der qualifizierten elektronischen Signatur?

Der Signaturprozess folgt in der Regel einem klar strukturierten Ablauf, der sicherstellt, dass die Identität des Unterzeichnenden bestätigt wird. Hier ist eine einfache Übersicht des Prozesses:

• Identitätsprüfung: Der Nutzer muss sich durch eine Identifikationsmethode wie Video-Ident oder Selfie-Ident verifizieren. Dazu benötigt man einen gültigen Reisepass oder Personalausweis.
• Erhalt eines Zertifikats: Nach der erfolgreichen Identifikation wird ein Zertifikat ausgestellt, das die qualifizierte elektronische Signatur ermöglicht. Dieses Zertifikat wird von einer vertrauenswürdigen Stelle, wie Swisscom, bereitgestellt.
• Signierung des Dokuments: Der Nutzer signiert das digitale Dokument mit der qualifizierten elektronischen Signatur. Hierbei wird ein kryptografischer Schlüssel verwendet, der die Integrität und Authentizität des Dokuments gewährleistet.
• Versiegelung des Dokuments: Nach der Signatur wird das Dokument verschlüsselt und kann nicht mehr manipuliert werden, ohne die Gültigkeit der Signatur zu verlieren.

Rechtliche Bestimmungen in Deutschland zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES)

In Deutschland und der gesamten Europäischen Union ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) durch die eIDAS-Verordnung (EU-Verordnung Nr. 910/2014) geregelt. Diese Verordnung, die seit 2016 in Kraft ist, stellt sicher, dass die QES der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist, sofern sie von einer anerkannten Zertifizierungsstelle ausgestellt wird. Die rechtlichen Anforderungen für qualifizierte elektronische Signaturen sind in Art. 25 der eIDAS-Verordnung festgelegt.

In Deutschland ergänzt das Vertrauensdienstegesetz (VDG) die Regelungen der eIDAS-Verordnung und regelt die Anforderungen an Vertrauensdienste und elektronische Signaturen.

Für die Identitätsprüfung in Deutschland müssen spezifische Anforderungen erfüllt werden, um die Rechtssicherheit der QES zu gewährleisten. Dies kann über das Video-Ident-Verfahren oder die eID-Funktion des Personalausweises erfolgen (§ 18 VDG). Die QES stellt dabei die höchste Stufe der elektronischen Signatur dar und ist vor Gericht voll anerkannt und beweiskräftig.

Was ist das Video-Ident-Verfahren?

Das Video-Ident-Verfahren ist eine moderne Methode zur Identitätsprüfung, die häufig bei Online-Diensten eingesetzt wird. Dabei wird die Identität einer Person in einem Video-Call bestätigt. Der Nutzer muss seinen Ausweis oder Reisepass vor die Kamera halten, während ein geschulter Mitarbeiter die Daten überprüft. Dies erfolgt in Echtzeit und ermöglicht eine sichere und bequeme Identifikation ohne persönlichen Besuch. Das Verfahren erfüllt hohe Sicherheitsstandards und ist eine gängige Voraussetzung für die Nutzung von qualifizierten elektronischen Signaturen und anderen Online-Diensten.

Was ist die eID-Funktion des Personalausweises?

Die eID-Funktion des deutschen Personalausweises ermöglicht es, die eigene Identität online sicher und rechtsverbindlich nachzuweisen. Bürger können sich bei digitalen Behördendiensten und Online-Dienstleistungen authentifizieren, ohne vor Ort zu sein.

Dafür benötigt man einen aktivierten Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion, eine sechsstellige PIN und ein NFC-fähiges Smartphone oder Kartenlesegerät. So lassen sich digitale Behördengänge und Vertragsabschlüsse bequem und rechtssicher von zu Hause erledigen.

• Wie aktiviert man die Online-Ausweisfunktion? Die eID-Funktion ist bei neuen Personalausweisen oft schon aktiviert. Falls nicht, kann man dies bei der Beantragung oder später in Bürgerämtern aktivieren lassen.
• Wie erhält man den sechsstelligen Pin? Bei der Aushändigung des Personalausweises erhält man einen Brief mit einer fünfstelligen Transport-PIN. Diese kann bei der ersten Nutzung in eine persönliche sechsstellige PIN geändert werden.

• Was ist ein NFC Smartphone? Ein NFC-fähiges Smartphone benötigt man, um den Ausweis zu nutzen. Die meisten modernen Smartphones unterstützen diese Funktion und können mit der kostenlosen "AusweisApp" für die Identifizierung verwendet werden.

Elektronische Signaturen in den USA, Unterschiede zur EU

Außerhalb der Europäischen Union gelten jedoch andere Regelungen. In den USA gibt es keinen direkten rechtlichen Rahmen, der der eIDAS-Verordnung entspricht. Stattdessen regelt das ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) von 2000 die Verwendung elektronischer Signaturen auf Bundesebene. Das ESIGN Act erkennt elektronische Signaturen als rechtsverbindlich an, allerdings ohne spezifische Anforderungen an qualifizierte Signaturen, wie sie in der EU bestehen. Dadurch ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) in den USA nicht als solche erforderlich, um ein Dokument rechtsgültig zu machen.

Wie verarbeitet HYLI deine Daten bei der qualifizierten Signatur?

Bei HYLI wird der gesamte Prozess der qualifizierten elektronischen Signatur durch den Partner Skribble durchgeführt. Skribble sorgt dafür, dass die Identitätsprüfung und die Ausstellung der Signatur sicher und transparent erfolgen.

HYLI selbst speichert die Dokumente und die zugehörigen Signaturen auf sicheren Deutschen Servern und stellt sicher, dass alle Daten den europäischen Datenschutzrichtlinien (DSGVO) entsprechen. Deine Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den Signaturprozess und die Dokumentenverwaltung erforderlich ist, und nicht an Dritte weitergegeben.

Warum die Rechtssicherheit von Vorsorgedokumenten so wichtig ist

Vorsorgedokumente legen fest, wer im Ernstfall für dich Entscheidungen trifft und wie diese aussehen sollen. Doch ohne rechtliche Absicherung laufen diese Dokumente Gefahr, im Ernstfall angefochten zu werden oder nicht die gewünschte Wirkung zu entfalten. Hier sind einige der häufigsten Probleme, die bei unzureichend rechtssicheren Vorsorgedokumenten auftreten:

• Anfechtungen: Dokumente, die missverständlich formuliert sind, bieten Raum für Missverständnisse und können von Dritten angefochten werden.
• Ungültigkeit: Vorsorgedokumente, die nicht korrekt unterzeichnet oder aktualisiert wurden, verlieren ihre Gültigkeit.
• Unklare Zuständigkeiten: Wenn keine rechtssicheren Vollmachten vorliegen, entscheidet das Gerichte oder das Betreuungsgericht über deine Belange.

Qualifizierte elektronische Signatur ja oder nein?

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist ein entscheidender Schritt in der Digitalisierung von Vorsorgedokumenten. Sie gewährleistet nicht nur die rechtliche Sicherheit und Verbindlichkeit dieser wichtigen Unterlagen, sondern erleichtert auch deren Erstellung und Verwaltung erheblich. Mit der QES sind deine Dokumente genauso rechtssicher wie handschriftlich unterschriebene, was besonders bei wichtigen Entscheidungen von großer Bedeutung ist.

HYLI bietet dir eine intuitive Plattform, um deine Vorsorgedokumente sicher und effizient zu erstellen und zu signieren. Durch die Integration des Video-Ident-Verfahrens und der eID-Funktion des Personalausweises wird die Identitätsprüfung zum Kinderspiel. Das macht es einfach, alle erforderlichen Schritte digital zu erledigen und gleichzeitig sicherzustellen, dass deine Dokumente den höchsten rechtlichen Standards entsprechen. Mit HYLI kannst du dir sicher sein, dass deine Vorsorgedokumente jederzeit aktualisiert und rechtssicher verwaltet werden. Vertraue auf die Sicherheit der QES und gestalte deine Vorsorge mit HYLI einfach und effektiv.